关于新时代企业档案管理体制的调研报告

一、企业档案管理体制的现状

1.企业档案管理体制的“上层建筑”

企业档案管理体制可以简单概括为“档案部门抓全面，搞指导；主管机关抓领导，下任务；企业自身抓管理，促利用”。而档案部门和主管机关的职能就是代表企业档案管理体制的“上层建筑”，也就是领导决策。其具体表现为：一是各级档案行政管理部门依据《档案法》所赋予的职权和政府机关的行政职能，对所辖区域的档案工作展开组织协调、宏观管理和监督指导，既发挥了行政职能，又履行了执法监督的职责；二是各专业主管机关根据档案部门的要求，从抓领导认识入手，以下达任务指标为起步，把企业档案工作列入整体管理之中，对辖企业压担子、提要求，促使企业提高认识、自我加压。实践证明，这是做好企业档案工作的重要条件和必要环节。

2.企业档案管理体制运营现状分类

由于企业的所有制形式、组织形式和管理方式差异很大，因而企业的管理体制也有较大差异，从调查情况看，大致有五种情况：一是国有和集体大中型企业。由于基础较好，管理正规，大都设立专门的档案室（或档案科），负责对本企业的档案工作实行集中统一管理，或统一领导、统一制度以及分级管理。其档案机构有的是与其他职能部门平行的单独机构，有的则隶属于某个职能部门，这种体制基本能够根据各级档案行政管理部门与专业主管机关的要求履行职责；二是国有和集体小型企业。由于专业主管机关的要求和受大中型企业的影响，大都有一个隶属于某一职能部门（科室）的档案室，或在某一科室中设有专（兼）职档案员，具体负责管理本单位的档案，这种体制绝大部分能够根据档案部门和专业主管机关的要求，从事管理，提供服务。但有时难以对其他科室实施监督指导，较难保证文件材料的齐全完整；三是股份制企业。股份制企业又包含两种情况，一种是由国有、集体企业改制且国家、集体占主导地位的，基本上延续了国有和集体企业的档案管理体制和方式。另一种是新组建的股份制企业和个人股份占主导地位的企业，大都无专门的档案管理机构，而是分口管理，分级负责，个别的小型企业还把档案分散在个人手中，这种体制难以实行科学的管理和利用；四是中外合资企业。也分两种情况，一种是中方控股，中方管理或外方控股，中方管理，这种情况基本与国有和集体企业一样，有专门的机构和人员，档案工作也比较正规。另外一种是外方控股、外方管理的企业，大都无专门的档案机构和人员，其档案管理随意性很大；五是外商独资企业的个体私营企业。这种企业内绝大部分既无档案机构，又无档案人员，其档案主要是控制在有关人员手里或企业老板手里。

二、企业档案管理机制存在的问题剖析