为加强人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，促进人事 档案的规范化、制度化，根据《省档案工作条例》、《干部档案工作 条例》、《企业职工档案管理工作规定》等上级相关规定，结合实际 情况，制订本办法。

一、目的意义

人事档案是企业劳动、组织、人事管理等部门在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，不仅是人力资源管理的重要基础资料，也是个人成长的历史凭证，更是企业全面了解，客观评价， 正确选拔、使用各类人员的重要依据。

二、档案管理权限及范围

人事档案按照干部管理权限，并结合实际工作需要实行分级管 理，原则上公司干部人事档案由公司政治部管理；其他员工人事档 案由公司人力资源部管理。除公司管理以外的企业其它人员人事档 案由企业自主管理。具体管理范围如下：

（一）公司管理人事档案1.干部人事档案管理范围

公司助理级及部门正副职管理人员。

企业领导班子成员。

企业政工部门负责人。

2.员工人事档案管理范围

公司部门副职以下员工。

企业劳动人事、审计、财务、运销部门负责人。

外派至省内外参股企业、保险关系由机关代管代缴人员。

（二）企业管理人事档案

1.除公司管理以外的企业其它人员均由企业自主管理。

2.20 人以下暂不具备档案管理条件的项目筹建处，其员工人事档案可暂时委托公司代管；当单位达到 20 人及以上的，企业要积极创造条件及时接管本单位人员的人事档案，否则，公司不再代管， 产生的一切后果，均由企业承担。

（三）特殊人员档案管理

人事档案管理人员及其在本单位的直系亲属的档案，由所在单 位组织指定有关部门专人保管。

三、档案管理机构职责

（一）档案管理部门职责

建立健全人事档案管理相关规章制度。

及时索要、收集、鉴别和整理员工档案材料。

按规定办理员工档案的查阅、借阅、和转递手续。

及时登记员工工作、工资、学历、职称、入党团、奖惩等情况。

为领导和有关部门提供员工的情况。

做好员工档案的安全、保密、保管及保护工作。

建立和不断完善人事档案的信息库，大力推广，应用人事档案管

理方法和技术，逐步实现人事档案管理的现代化。

经常调查研究人事档案工作的新情况，结合实际，完善规章制度，

加强业务联系工作。

定期清理、移交非管理范围人员档案材料。

建立人事档案管理台账、定期盘点、核实档案卷数。

（二）档案材料形成部门及职责

人事档案材料形成本着“谁管理、谁形成、谁收集、谁送交、 谁负责”的原则进行管理。各单位劳动人事、政工、工会、纪委等 其他人事档案材料形成部门是所形成档案材料的真实性、准确性第 一责任人。具体职责如下。

认真学习并准确掌握人事档案归档收集范围、标准，并及时

组织填写属本部门管理范围内应归档的相关材料。

做好形成档案材料的信息核对工作，确保归档材料真实准确、

规范完整、手续完备。对档案材料不准确、不规范，不完整，手续不完备的，档案管理部门有权予以退回，拒绝接收。

在档案材料形成之日起

1

个月内及时将相关材料，送交至所

在单位人事档案管理部门归档，并履行移交手续。因档案材料送交不及时，影响档案使用的，视情节追究档案材料形成部门的相关责任。

四、档案材料的整理及立卷

人事档案分正本、副本两类。副本是由正本中部分类别主要材

料的重复件或复制件构成。副本可根据实际工作需要建立。具体人 事档案材料收集、鉴别归档、分类、编目、整理加工、装订立卷等 详细情况见《人事档案整理操作手册》。

五、档案的查阅和借阅

（一）档案的查阅

因考察、任免、调动、政治审查、组织处理、确定参加工作

时间、入党、出国、职级待遇、退休等事宜可查阅人事档案。

查阅人事档案材料时，须经档案管理部门负责人同意；且查

阅

人员须填写《查阅人事档案审批表》

（

附件

1

）。

员工本人不得查阅其个人及其亲属的档案。一般情况下，非

工作需要，下级不得查阅上级领导的档案。

查阅者应由档案管理人员陪同在指定地点查阅，并且对查阅 档案内容必须严格保密，不得向无关人员泄露，不得私自拆散档案 或在档案材料中勾划、涂抹，不得私自装入或撤出材料，不得私自

摘抄、复制档案内容。

查阅档案需复印相关材料时，须经档案管理部门负责人批准

后，填写《人事档案材料使用保证书》

（

附件

3）

后，方可复印，且

必须使用单位内部设备复印，严禁拿到社会上营业性的场所复印。

（二）档案的借阅

档案的借阅必须从严控制，原则上在职人员档案不予外借，

确因查阅不能解决问题时，方可借回利用。

借出档案前,没有建立数字档案的单位必须通过拍照、扫描等

方式留存副本，以便档案归还时检查核对。

本单位员工借阅档案材料时，借阅一般员工人事档案材料时，

须经人事部门负责人同意；借阅中层及以上领导档案材料时，需经管理档案部门负责人及企业主要领导同意后，填写《借阅人事档案

审批表》

（

附件

2

）

，方可借出。

为保证档案材料的安全，外单位人员仅能查阅相关档案材料，

不得将档案借出。如确需借出者须凭单位介绍信，经公司或企业主

要领导同意后，填写《借阅人事档案审批表》，方可借阅。

借阅一般档案最长不得超过

5

天，机密档案不得超过

2

天，

确因工作需要不能按时归还者，可办理延期借阅手续，绝密档案不

得借出，只能查阅。

借用单位要对档案的保密和安全负责，借阅人员对档案必须 妥善保管，不得在档案上划线或作其他任何标记，不得擅自涂改、

污损、拆散、转借并保证按时归还。

任何个人不得借阅本人及其直系亲属的档案。

归还档案时，档案管理人员要利用数字档案逐卷逐页进行细

致地核对，待无误后方可办理注销手续。如发现损毁、拆页、丢失、

涂改等现象，按相关法律法规，追究其相应责任，并责令赔偿损失。

六、档案的接收、转移

（一）正常调动员工档案接收、转移

新参加工作或外单位调入公司员工，其个人档案材料由相关 单位密封后邮寄至公司管档单位，由公司根据分配情况统一再将档 案转交至企业。原则上不允许个人私自接触，严禁个人拆封档案材

料。

内企业之间调动人员，原单位在收到调动手续一周内，须将 调动人员档案材料整理齐全、认真对照档案材料填写《人事档案转

移汇总表》

（

附件

4）

及《人事档案材料转移清单》

（

附件

5）

一式两

份签字并加盖人事部门公章，用人事档案专用密封条（

附件

8）

密

封后随同档案一同转出。

档案接收前，接收单位要进行严格审核。对拟接收的档案要进行逐份逐页进行认真审核，对档案中涂改或缺少材料的情况及其

他需要说明的问题逐一清点，在《人事档案材料转移清单》中备注。

经转、接双方在清单上签字确认后一份存入档案，一份退还转出单