电话有人接听，通知有人接收。二是注重做好台卡的准备工作。大型的会议，台卡是必不可少的，有的会务工作准备的时间只有一两天，小小的台卡准备工作也往往会让人措手不及。我们按照全市性会议参会人数来计算数量，专门采购了一批与市委、市政府使用的同型号的台卡，制作好了一整套单位名称齐全、领导名字齐全的台卡，以备需要随时拿出。

二是把控全局，详细拟定会务筹备工作方案。在明确掌握会议的意图、目标和要求的基础上，拟定详细的会议筹备方案，坚持复杂程序简明表述、简单问题慎重对待的原则，增强方案的指导性和可操作性。办公室将方案草拟完成呈领导同意后，便迅速组织人员进行各项任务的落实。如每年年初都要召开纪委全会，确定会务工作领导小组后，我们将工作人员分解为材料组、会务组、宣传组、后勤组等组别，每组都由一位常委任组长对工作进行组织协调，大到材料的写作，小到文字的校对，每一项任务，每一个细节，都落实到具体负责人员。同时，做到分工不分家，会议的成功召开离不开大家的团结协作。

三是力求细致，周密组织实施各项工作任务。我们改变以往用纸质信封分装会议材料的做法，采购透明、耐用的简易文件袋；在会议饮用水上，统一摆放装有开水的水壶，放在一排的中间，既改变喝瓶装水浪费的现象，也改变了因倒水来回走动的情况。拿纪委全会举例，在草拟会议通知时，确定会议名称、参加会议人员范围后，马上着手与广告公司联系制作会标、列席证；同时，会务组与文具店联系，购置文件袋、笔记本、签字笔等会议用品。我们除了在县里的电子政务平台发文之外，还通过工作邮箱、电话等途径进行通知，确保及时收到参会反馈。会议通知下发后，对参加会议人员、请假人员进行统计，以便于座位表的编排。座位表的编排工作是个时间紧的细致活，往往因与会人员的变动，牵一发而动全身，但是根据编排好的座位表，在会场布置摆放台卡时就能事半功倍，一气呵成。通过座位表的安排，也能杜绝“后排现象”。同时，落实人员提前调试好音响并提前演练好要播放的乐曲，确保按议程进行；在每个位子上摆放好装有经过层层检查校对的会议材料文件袋，确保不错字不漏页；通知电视台等有关新闻单位落实记者进行新闻报道，确保会议精神得到及时传达；通知公安局、交警大队等部门做好会场安保及交通疏导工作，确保会场安全，道路畅通；做好电力保障，与供电公司沟通联系，确保会议期间用电正常。

二、统筹协调，热情周到，把握细节

大多问题出之不细，大多成功源于细致，细致方能出成效。会议期间的服务涉及诸多环节，如会议报道、食宿安排、会议签到、引导入坐、清点会场等，会议服务工作要求热情周到，只有紧盯细节把握会场节奏，才能使会务保障工作迅速准确、有条不紊。以纪委全会为例，做好会议的报到和签到工作，是确认与会人员是否到齐，确认需安排的客房数量、会议餐桌数的必要准备。全会上要奏《国际歌》，所以要准备一套会议的主持词交给音响调试工作人员，以方便其把握议程安排与音响的调配；会上需要一名播音员宣读全会公报，要安排专人进行引导并提前把全会公报交给播音员预练习。要提醒工作人员定时给主席台就坐人员供应茶水；会议开始后，要及时关闭会场大门，防止无关人员随意走动，清点确认会场人数，对迟到的、未请假未报告的，立即登记，并安排办公室值班人员与其电话联系，切实维护会场秩序。通过对每个细节的把握，力争会务各项工作的衔接做到既紧凑又顺畅，最大限度的减少死角或做到无死角。由于全会分几个议程进行，其中一个环节是市委书记与县区和市直单位代表签订《落实党风廉政建设主体责任书》，需要人员进行引导及递交责任书，以往这个环节的工作都需要安排好几个工作人员才能完成，进行的过程也比较仓促，稍有疏忽便会出错。