“三步九扣”发放好会议材料

发放会议材料，既是办公室人员的经常性工作，也是办会人员的常规性事务，貌似简单，想做好并不容易。 

发放前，精心谋划、想透全程 

紧扣会议方案，确定材料发放形式。主动对接会务承办人员或会务组，研究会议实施方案、会议指南等，及时掌握材料发放的时间、地点、对象及其他要求，并根据不同的会议规模，确定不同的发放方式。 

比如，对人数较少、议程简单的小型会议，既可以会前根据登记记录依次发放材料，也可以在时间紧急的情况下，先行按份号依次发放材料，会中及时做好补登工作；对人数较多、形式复杂的大型会议，要在会前根据会务工作部署，制定材料发放任务及人员分工安排方案，明确具体责任，并制定会议材料运行表，明确发文日期、材料标题、供稿单位、送印时限、交付时限、分发时限、分发范围等，施行“挂图作战”，确保发放材料准确、及时、安全。 

紧扣运转环节，协调起草、印制、运输三方。主动对接材料起草组负责人或具体起草人员，动态掌握材料的起草、呈报、签批等情况，尽力压缩定稿与印制之间的运转时间，留足会前发放材料的准备时间，可根据材料类别、密级、数量等的变化灵活调整人员分工。 

主动对接印制部门，按照主次先后和轻重缓急，优先印制时间紧急、重要的会议材料，及时按程序交付发文人员。 

如遇到材料不能按计划印制、交付的情况，要第一时间向会务负责人或相关领导汇报并提出合理的补救建议。如果会议地点与印制地点之间距离较远，还要提前备好车辆，做好会议材料的运送、移交、保密等工作。