总结是对前一阶段工作或者学习进行回顾、检查和分析研究，从中找出经验和教训、获得规律性的认识，以便指导今后实践的一种事务文书。总结作为应用文写作实践中的常用文种，不但个人经常使用，而且机关企事业单位也经常用到。掌握好总结的写作方法，要从基本架构入手。 

总结一般包括三个部分：标题、正文、结尾。标题，一般应包含单位名称、时间、文种三要素。比如“××市档案局2020年工作总结”，该标题简单明了。当然，如果标题过长，也可把单位名称删除，然后在文章结尾落款处标注单位名称，这样就可以避免标题过长。对于个人总结的写作，有教材编写者认为，可以在标题上标注总结者姓名，如“王晓明2020年工作总结”，这就有点不伦不类，不符合常规。依照笔者之意，应把标题中总结者的名字删除，然后在文尾处签署名字即可。 

一篇好的总结，要做到正文内容清晰明白，段落分明，能让阅读者迅速把握要点，就需要在架构上花费力气。 

写作一篇总结，先要处理好导语和具体内容的关系。一般来说，导语有虚写和实写两种写法。虚写，就是简单交代写作背景，从而导引出正文，如：“时光飞逝，转瞬一年，在上级领导的指导下，在同事们的帮助下，本人圆满完成工作任务，现将一年来的工作总结如下。”虚写需要在简单交代写作背景之后，迅速转入正文。另一种写法就是实写，也就是把过去一个时间段的工作进行简单概述，然后再徐徐引入正文。这样的导语可以是正文的纲要。比如：“本学期，本人承担了2021级涉外文秘专业的古代文学和2020级文秘专业的实用写作课程，以及2021级计算机专业的大学语文课程，现将教学情况总结如下。”这就是实写的导语。导语究竟是实写还是虚写，要看作者的写作喜好，也要看工作内容的多寡。总之，写作者要视实际情况决定。然而，有一种情况应该避免，那就是把两种写法杂糅，这是写作中的大忌。比如下面这篇个人总结的开头两段话：