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附录：Word、Excel、PPT综合技巧大全

第1章 Word篇

  叠字轻松输入

在汉字中经常遇到重叠字，比如“爸爸”、“妈妈”“欢欢喜喜”等，在Word中输入时除了利用输入法自带的功能快速输入外，还有没有其他办法轻松进行输入呢？

答：在Word中提供了一个这样的功能，只需通过组合键“Alt+Enter”便可轻松输入，如在输入“爸”字后，按组合键“Alt+Enter”，便可再输入一个“爸”字。

  快速输入省略号

在Word中输入省略号时经常采用选择“插入→符号”选项的方法，请问有没有办法进行快速输入呢？

答：有办法，只需在要输入省略号时按下“Ctrl+ Alt+.”组合键便可快速得到。并且在不同的输入法下都可采用这个方法快速输入。

  快速输入汉语拼音

在制作语文试卷或书写文字拼音时，常需输入汉语拼音，而若采用选择“插入→符号”选项的方法进行输入，操作繁琐，请问有没有更方便的方法进行录入？

答：在输入较多的汉语拼音时，可采用另外一种更简捷的方法：先选中要添加注音的汉字，再选择“格式→中文版式→拼音指南”选项，在“拼音指南”对话框中单击“组合”按钮，如图11所示，则将拼音文字复制粘贴到正文中，同时还可删除不需要的基准文字。

图11  “拼音指南”对话框

  快速复制文字

在Word中录入文字时常会碰到重复输入的文字，请问除了采用“Ctrl+C”及“Ctrl+V”组合键进行复制与粘贴外，还有没有其他方法进行快速复制？

答：通常大家采用上面所说的方法来进行操作，其实也可利用“Ctrl+鼠标左键”进行快速复制，具体的操作方法为：先选中要复制的文字或图形，再按下“Ctrl

”键，并把指针移到所选中的文字上，然后按下鼠标左键不松开，再移动鼠标把这些选中的文字拖到要粘贴的位置即可。

 巧妙输入特殊符号

在录入文件时常碰到一些特殊的符号，像笑脸“”，请问除了利用选择“插入→符号”选项外，还有没有其他更快捷的方法？

答：其实这可利用Word的“自动更正”功能快速完成输入。选择“工具→自动更正”选项，然后选择“自动更正”选项卡下的“自动使用拼写检查功能提供的建议”复选框，同时还要选中“键入时自动替换”下的“带格式文本”单选按钮。此时再输入“:)”（不要输入双引号）试试看，是不是得到了“”。以下附另外几个常见的符号：

表情：“:(”就是一张生气的脸，“:|”就是一张严肃的脸。

箭头：输入两个等号再输入大于号，就成了粗箭头；输入两个连字符再输入大于号，就成了细箭头；输入一个大于号再输入一个等号再输入一个小于号，就变成了双向箭头。

加一条横线：在一空行内，连续输入三个以上的连字符（

），按回车键，就出现一条横线。

加一条波浪线：在一空行内，连续输入三个以上的波浪号（~），按回车键，就出现一条波浪线。

加多条线：在一空行内，连续输入三个以上的井号（#），按回车键，就出现由二条细线和一条粗线组成的线。

  快速设置上下标

上、下标在Word文件中经常需要用到，比如数学公式y=x2，而如果通过选择“字体→效果”选项中进行操作，则很麻烦，请问有没有更快捷的方法呢？

答：要输入上、下标，有两种更快捷的方法：方法一；使用格式刷：在文件中选择已输入好的上标或下标，然后单击“格式刷”图标，光标变成了一个刷子的形状，在需要设置的地方拖动即可把该文字设置成相应的上标或下标。方法二，利用键盘快捷键：选中需要设置上下标的文字，然后使用“Ctrl+Shift++”组合键就可将文字设为上标，使用“Ctrl++”组合键就将文字设为下标，同时再按一下它们还可恢复到正常输入。

  快速插入脚注和尾注

有没有方法在Word文件中快速插入脚注以及尾注？

答：首先把光标移至文件中需插入脚注或尾注的位置，然后按下“Ctrl+Alt+F”组合键便可快速插入脚注，而按下“Ctrl+Alt+E”组合键则可快速插入尾注。

  快速输入直引号

当在录入文件时输入像“3'54"”的数字时，中间的直引号输入时总会感觉有些麻烦，请问有没有办法快速进行输入？

答：确实是这样，在Word中系统会自动把这两个直引号变为弯引号；但其实要输入这两个直引号并不难，可以利用两种方法来实现：方法一，选择“插入→符号”选项，然后在弹出的对话框中选择“符号”字符集，并在下面的字符显示框中选择所要的直引号，最后单击“插入”按钮即可。方法二，在使用Word时，输入的直引号变成弯引号是因为Word

的一个自动设置选项造成的。因此只要改变该设置即可，其操作方法如下：选择“工具→自动更正”选项，在弹出的对话框中单击“键入时自动套用格式”选项卡，取消选择“直引号替换为弯引号”复选框即可，如图12所示。

图12  “自动更正”对话框

  快速删除单词或句子

在Word中，有没有快捷方法删除其中的英文单词或汉字句子呢？

答：有，根据光标所在位置的不同，可利用下面的方法快速完成删除。当要删除光标前的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+BackSpace”组合键进行；而要删除光标后的英文单词或汉字句子时，可利用“Ctrl+Del”组合键进行。

  快速修改格式

在Word文件中，如果要对多处文本进行相同格式修改，如果一处处地进行修改，或者利用格式刷来进行操作（特别是对不连续的文本进行修改时），都还比较麻烦，请问有没有更快捷的方法？

答：这可以利用“替换”命令来完成。具体操作方法是：单击“编辑→查找或替换”选项打开“查找和替换”对话框，再在“查找”选项卡下单击“高级”按钮，单击对话框下面的“格式”打开下拉菜单，选择其中“字体（F）”命令，如图13所示，在其中输入被替换的文本格式信息后单击【确定】按钮。

用鼠标单击“替换为”文本框，按相同的方法找输入新的文本格式信息并单击【确定】按钮。最后单击【替换】或者【全部替换】按钮，即可完成文本格式的修改。

图13  选择“字体”命令

  快速输入数学公式

在Word中要录入比较复杂的数学公式时常需利用数学公式来进行输入，但怎样找到及启用数学公式输入这个功能呢？

答：单击“视图→工具栏→自定义”命令打开“自定义”窗口，在“命令”选项卡左栏中选择“插入”选项，再在右栏拖动垂直滚动条，在“公式编辑器”上按下鼠标左键，把该图标拖至Word工具栏（如格式工具栏）中。然后单击“公式编辑器”图标，对于原没有安装公式编辑器的用户此时会弹出一个安装对话窗口，放入Word

源程序光盘，然后单击“是”按钮，程序便可自动完成安装。在单击该工具钮后便可启动公式编辑器，如图14所示。

图14  添加“公式编辑器”

  分式巧输入

有时在一台计算机上要输入分式，但该Word没有安装“公式编辑器”，同时也无安装源盘，请问此时有什么办法完成分式输入吗？

答：如果没有安装“公式编辑器”，此时可利用Word的域功能来实现分式的输入。其具体操作步骤如下：

（1）单击“插入→域”命令，在弹出的“域”对话框的“类别”列表框中选中“等式和公式”选项，并选择“域名”下拉列表中的“Eq”。

（2）单击“选项”按钮（如果此对话框中没有该按钮，则可以单击“域代码”按钮即可弹出），在弹出的“域选项”对话框的“开关”列表中用鼠标左键双击“\F(,)”选项，并在“域代码”文本框的“EQ\F(,)”中的括号内的“，”号左右分别输入分子、分母，如3、5，如图15所示，然后单击两次“确定”按钮即可完成分式的输入。

图15  设置分式输入

小提示：如果输入的是带上标、下标的分式又该如何做？

它的输入方法基本上和一般分式输入差不多。只是要注意以下两点区别（以例来说明）：

（1）在“域代码”文本框的“EQ\F(,)”中的括号内的“，”号左右输入分子、分母时要包括上、下标的内容，如：Y3、X2。

（2）单击两次“确定”按钮后，用鼠标右键单击该分式，在弹出菜单中选择“切换域代码”选项，在域代码中分别选中3、2进行上标和下标的设置，再将已设置完成的域代码切换回去即可。

文字录入技巧(2)

  如何制作水印

单位信函中常制作有单位的水印标志，请问这在Word中该如何制作？

答：在Word XP中支持图片及文字两种水印，具体操作方法如下：

在菜单栏单击“格式→背景”命令，再从子菜单下选择“水印”选项，此时便可看到设置水印的两种方式，如图16所示，如果要将一幅图片作为水印，则可以选中对话框内的“图片水印”单选按钮，再根据需要设置“缩放”并选中“冲蚀”复选框，然后单击“选择图片”按钮打开对话框，选择所需图片后单击“确定”按钮即可。如果要插入文字水印，就应选中对话框中的“文字水印”单选按钮，然后在“文字”下拉列表中选择或输入所需文本。再根据需要设置“字体”、“尺寸”等选项，完成后单击“应用”按钮，即可在页面图中看到水印效果。

图16  设置水印