ICS 35.240.20 GB

A 13

 

中 华 人 民 共 和 国 国 家 标 准

GB/T 9704—2012

 

代替 GB/T 9704—1999

 

 

 

 

 

 

 

党政机关公文格式

 

Layout key for official document of Party and government organs

 

 

 

 

 

 

 

2012-06-29 发布 2012-07-01 实施

 

 

 

 

 

–– 1 ––

 

 

 

 

中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中 国 国 家 标 准 化 管 理 委 员 会

发 布

 

GB/T 9704—2012

 

目

 

 

前言

范围

规范性引用文件

术语和定义

公文用纸主要技术指标

公文用纸幅面尺寸及版面要求

幅面尺寸

版面

页边与版心尺寸

字体和字号

行数和字数

文字的颜色

印制装订要求

制版要求

印刷要求

装订要求

公文格式各要素编排规则

公文格式各要素的划分

版头

份号

密级和保密期限

紧急程度

发文机关标志

发文字号

签发人

版头中的分隔线

主体

标题

主送机关

 

–– 2 ––

 

 

 

正文

附件说明

发文机关署名、成文日期和印章

加盖印章的公文

不加盖印章的公文

加盖签发人签名章的公文

成文日期中的数字

GB/T 9704—2012

特殊情况说明

附注

附件

版记

版记中的分隔线

抄送机关

印发机关和印发日期

页码

公文中的横排表格

公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文的特定格式

信函格式

命令（令）格式

纪要格式

式样

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

–– 3 ––

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GB/T 9704—2012

 

 

 

前

 

 

本标准按照 GB/T 1. 1—2009 给出的规则起草。

本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。本标准相对 GB/T 9704—1999 主要作如下修订：

a）标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改； b）适用范围扩展到各级党政机关制发的公文； c）对标准结构进行适当调整；

d）对公文装订要求进行适当调整； e）增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素

的编排进行较大调整；

f）进一步细化特定格式公文的编排要求； g）新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式首页版式等式样。本标准中公文用语与《党政机关公文处理工作条例》中的用语一致。

本标准为第二次修订。

本标准由中共中央办公厅和国务院办公厅提出。本标准由中国标准化研究院归口。

本标准起草单位：中国标准化研究院、中共中央办公厅秘书局、国务院办公厅秘书局、中国标准出版社。

本标准主要起草人：房庆、杨雯、郭道锋、孙维、马慧、张书杰、徐成华、范一乔、李玲。本标准代替了 GB/T 9704—1999。

GB/T 9704—1999 的历次版本发布情况为：

——GB/T 9704—1988。

 

 

–– 4 ––

 

 

 

 

 

 

 

 

 

GB/T 9704—2012

 

 

 

党政机关公文格式

 

范围

 

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

 

规范性引用文件

 

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

GB 3100 国际单位制及其应用

GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则

GB 3102（所有部分） 量和单位

GB/T 15834 标点符号用法

GB/T 15835 出版物上数字用法

 

术语和定义

 

 

 

3. 1

 

 

3.2

下列术语和定义适用于本标准。

 

字 word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。

 

行 line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加 3 号汉字高度的 7/8

 

的距离。

 

公文用纸主要技术指标

 

公文用纸一般使用纸张定量为 60 g/m2~80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度 80％~90%， 横向耐折度≥15 次，不透明度≥85%，pH 值为 7.5~9.5。

 

 

公文用纸幅面尺寸及版面要求

–– 5 ––

 

 

 

 

1

幅面尺寸

公文用纸采用 GB/T 148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。GB/T 9704—2012

 

版面

 

页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为 37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为 28mm±1mm，版心尺寸为 156 mm×225 mm。

 

字体和字号

 

如无特殊说明，公文格式各要素一般用 3 号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

 

行数和字数

 

一般每面排 22 行，每行排 28 个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

 

文字的颜色

 

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

 

印制装订要求

 

1

制版要求

 

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 1 mm。

 

印刷要求

 

双面印刷；页码套正，两面误差不超过 2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标 BL100%，红色油墨应当达到色谱所标 Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

 

装订要求

 

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过 4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差± 2mm，四角成 90º，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各 70 mm 处，允许误差±4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固； c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为 3mm~5mm。

包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

 

公文格式各要素编排规则

 

公文格式各要素的划分

 

 

–– 6 ––

 

 

 

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

页码位于版心外。

GB/T 9704—2012

 

版头

份号

 

如需标注份号，一般用 6 位 3 号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

密级和保密期限

 

如需标注密级和保密期限，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

紧急程度

 

如需标注紧急程度，一般用 3 号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

发文机关标志

 

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简

称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为 35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，

以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文字号

 

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即 1 不编为 01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

签发人

 

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用 3 号仿宋体字，签发人姓名用 3 号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

版头中的分隔线

 

发文字号之下 4 mm 处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

主体

标题

 

一般用 2 号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，

 

–– 7 ––

 

 

 

要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

 

 

 

GB/T 9704—2012

 

 

 

主送机关

 

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见 7.4.2。

 

正文

 

公文首页必须显示正文。一般用 3 号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

 

3.4

附件说明

 

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

 

发文机关署名、成文日期和印章

 

加盖印章的公文

 

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

 

不加盖印章的公文

 

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

 

加盖签发人签名章的公文

 

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；

 

–– 8 ––

 

 

 

签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。

 

GB/T 9704—2012

 

 

 

成文日期中的数字

 

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01）。

 

特殊情况说明

 

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

 

附注

 

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

 

附件