公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。标准、规范的公文格式，不仅有利于公文的撰拟和制作，也有利于公文的处理和管理，对于归档和查阅利用也具有积极作用。20XX 年 4 月 16 日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔20XX〕14 号），对行政机关的公文格式做出了严格的规定和要求，对规范公文格式，提高公文质量起到了很大的作用。但仍有一些公文没有严格按照要求去做，存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性，影响了公文的质量和效能，因此，必须引起高度重视。

一、公文格式中常出现的不规范现象

（一）发文字号标准不规范。发文字号的一个重要作用就是分类存档、方便查阅。它具有特别的区分意义，一旦设置就具有了在一定范围内的唯一性和独有性。《条例》规定， “发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。”在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。联合行文时，出现几个发文字号。有的单位发文字号的年份圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”。对于字号和字体，有的用小 3 号有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号不编虚位