会务接待手册及工作手册材料大汇编

序

号

工作类型

工作内容

具体工作

时间安排

负责人

1

会前准备

会议通知

1、内容格式参照常规，并注意本次有无特殊情况， 经部门负责人审核通过后，发布。

2、在相关群里发布，根据未反馈情况，电话通知。

3、做好参会人员及其综合部负责人通讯录，备用。

4、如需分行视频，请分行确定连接终端，至少提前一天发办公室。

5、分行如有住宿、用餐需求的，与办公室、行政事

务部沟通。

前一周或十天

——

2

会场预定

1、根据参会人数、会议性质、是否需要讨论、分行

及投资机构是否参加等，提前预定会场，提出桌椅、茶水、视频等需求。

前一周或十天

——

2、如在总行召开，与会议通知同时确定。

3

短信通知

通过短信平台通知所有参会人员。注意参会人员及联系方式更新。

会议通知发出时；

前一日

——

4

席卡制作

按参会人员单位名单，到办公室领取或重新制作席

卡，注意不能遗漏。

前一日

——

5

会议材料

尽快将会议材料（会议议程、主报告、领导讲话）定稿，并根据要求印刷装袋（注意区分不同领导、参会人员），行领导材料袋中需备好签字笔，同时认真审

核材料是否完整，有无错别字等。

前一日

——

6

会场布置

与领导确定会场形式，通知会议中心。

前一日上午

——

联系会议中心，配合布置会场，如有需要请办公室配合。

前一日下午

——

1、布置摆放座位、摆放席卡、水、会议材料、烟灰缸（水：一般第一排放瓷杯，后排放矿泉水，行领导

前一日下午

——

自备水杯，注意提示或帮助拿水杯）。

2、调试音响、视频等会议设备。

3、如有投影，调试笔记本（PPT：用定稿 PPT 试放， 多备一台。如在外开会，最好嵌入式，防止变形。在大会议室，一般用中间屏幕播放，两边电视房分行视

频）。

如需签到。会场外，备好一张桌子，两张椅子，以备签到使用，同时备好一盒签字笔备用。

前一日下午

——

7

会场提示

（如有需要）

联系总行办公室，提前安排好电子屏设置。

前一日下午

——

开会期间保持负一楼、一楼和四楼设置电子屏通知

前一日下午

——

8

会议宣传

1、事先拟定好新闻通讯稿件、会议纪要。

2、提前备好录音笔，注意电量。

前一日下午

——

9

会议召开

会前引导

（如有需要）

联系大楼物业，要求物业安排专人在一楼入口处刷卡、电梯刷卡

会前一小时

——

人员接送

（如有需要）

1、提前联系参会人员迎接地点。

2、提前确定用车人数，与行政部沟通。

3、如需住宿，提前确定酒店，引导入住。

3、会后，注意送回。

会前一小时

设备调试

进行会议视频、话筒等设备的调试，同时要求会议中

心录音录像。

会前半小时

——

行领导的邀请

在行领导所在楼层等候领导，并陪同领导前往会场。

会前 10 分钟

——

会议签到

提前半个小时到达会场入口处，组织签到，并于会前

5 分钟电话通知尚未签到人员。

会前 5 分钟

——