顺畅办理函件的几点体会

在函件的办理过程中常涉及大量沟通协调工作，可以说沟通协调的成效决定了函件办理的成效。结合近年来的一些工作实践，就函件办理过程中的沟通协调工作谈几点体会。

一、弄清背景是前提

因所涉事项的繁简程度不同，函在篇幅上长短不等、内容上详略不一。从接触的函件看，大部分函件比较简短，这是“短、实、新”文风的体现，但也易造成来文的背景缘由表达不清、阐述不明，承办人收到函件往往会“一头雾水”，不知道该如何办理。此时，弄清楚函件的背景缘由，就成为办好函件的前提。

比如，某省直单位致函省委办公厅，商请帮助协调某局，解决下属企业酒店管理权划转事宜。因来函简短，未能清楚表述事情的背景缘由，收到该件后，承办人员是“丈二和尚摸不着头脑”，这个事项不属于省委办公厅的事权，为什么要报给省委办公厅呢？经向来函单位了解，原来是之前有省领导交代，目的是希望省领导能批示，以作为沟通协调依据和由头，且该局也是省委办公厅管理的二级单位。了解该背景后，我们即快速将此件呈报给有关省领导阅批。

二、确定对象是基础

一般来说，函件办理的复杂程度与该函所谈事项涉及单位的多少成正比。一些事项看似简单，实际上关联性强、涉及面比较广。对于涉及面比较广的函件，要理清楚事项所涉部门和单位，才能做好工作协调，否则就不能圆满地办好函件。当然，这需要承办人员对各地方各部门各单位的职能职责了然于胸。